盡職調(diào)查的流程與方法.jpg)
一、合規(guī)盡職調(diào)查的概念
在企業(yè)合規(guī)業(yè)務(wù)中,合規(guī)盡職調(diào)查是基本方法和必要工具。本文所討論的合規(guī)盡職調(diào)查,主要是指對(duì)目標(biāo)企業(yè)及其員工的經(jīng)營(yíng)管理行為是否符合法律法規(guī)、政府監(jiān)管規(guī)定、行業(yè)準(zhǔn)則和企業(yè)章程、規(guī)章制度以及國(guó)際條約、規(guī)則等要求進(jìn)行專項(xiàng)調(diào)查,以評(píng)估并識(shí)別目標(biāo)企業(yè)及其員工因是否存在不合規(guī)行為以及所可能引發(fā)的法律責(zé)任、受到相關(guān)處罰、造成經(jīng)濟(jì)或聲譽(yù)損失以及其他負(fù)面影響的風(fēng)險(xiǎn)。由于反舞弊調(diào)查屬于專項(xiàng)合規(guī)盡職調(diào)查,具備一定的特殊性,限于篇幅,本文暫不進(jìn)行討論。
根據(jù)前述定義,合規(guī)盡職調(diào)查的工作目標(biāo)貫穿于企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)及員工履職行為的各個(gè)方面,既包括對(duì)企業(yè)內(nèi)部的章程、規(guī)章制度的履行情況的核查,也包括對(duì)企業(yè)外部如法律法規(guī)、政府監(jiān)管規(guī)定、行業(yè)準(zhǔn)則及國(guó)際條約、規(guī)則的履行及遵守情況的調(diào)查。合規(guī)盡職調(diào)查的目的在于評(píng)估并識(shí)別目標(biāo)企業(yè)及其員工履行合規(guī)業(yè)務(wù)的情況以及因不合規(guī)行為所可能引發(fā)的經(jīng)濟(jì)或聲譽(yù)風(fēng)險(xiǎn)。
二、合規(guī)業(yè)務(wù)中合規(guī)盡職調(diào)查工作的定位與作用
從整體工作流程上看,企業(yè)合規(guī)業(yè)務(wù)大體分為如下幾個(gè)工作階段:

企業(yè)合規(guī)業(yè)務(wù)工作流程示意圖
在企業(yè)合規(guī)業(yè)務(wù)中應(yīng)當(dāng)建立規(guī)范的工作流程指引和科學(xué)的工作方法,不應(yīng)當(dāng)因業(yè)務(wù)需求相對(duì)簡(jiǎn)單或者工作人員對(duì)問(wèn)題較為熟悉即在工作開(kāi)始之初就直奔結(jié)論而去,忽略某些工作階段的具體工作,很容易導(dǎo)致工作結(jié)論偏頗、疏漏甚至錯(cuò)誤,以及可能導(dǎo)致在工作結(jié)論做出后發(fā)現(xiàn)存在問(wèn)題而返工,大大影響工作效率。
合規(guī)盡職調(diào)查階段的工作以識(shí)別出目標(biāo)企業(yè)(特定業(yè)務(wù))/員工履職工作的風(fēng)險(xiǎn)作為節(jié)點(diǎn),該階段形成的結(jié)論為企業(yè)合規(guī)業(yè)務(wù)的下一步工作提供基礎(chǔ)。合規(guī)盡職調(diào)查是企業(yè)合規(guī)業(yè)務(wù)的前置性工作,企業(yè)合規(guī)業(yè)務(wù)均應(yīng)以企業(yè)合規(guī)盡職調(diào)查的工作結(jié)果為基礎(chǔ)展開(kāi)。
部分合規(guī)業(yè)務(wù)中可能不需要出具專門的合規(guī)盡職調(diào)查報(bào)告,但即便對(duì)于簡(jiǎn)單的合規(guī)咨詢業(yè)務(wù),其工作內(nèi)容也應(yīng)當(dāng)包括合規(guī)盡職調(diào)查階段的工作,應(yīng)當(dāng)按照合規(guī)盡職調(diào)查的工作方法窮盡各類核心事實(shí)和法律政策規(guī)定,最終所交付的工作成果也必然應(yīng)包括合規(guī)盡職調(diào)查階段的內(nèi)容及結(jié)論,否則該等工作成果將缺乏必要的依據(jù)和支撐。
因此,合規(guī)盡職調(diào)查階段的工作方法是否得當(dāng)、調(diào)查是否盡責(zé)、能否正確識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)顯得異常重要,合規(guī)盡職調(diào)查的結(jié)論能否準(zhǔn)確地切中要害直接決定了合規(guī)業(yè)務(wù)整體工作的效果甚至成敗。
三、合規(guī)盡職調(diào)查的特別要求
合規(guī)盡職調(diào)查和典型的法律盡職調(diào)查工作既有共性、又有一定區(qū)別。
合規(guī)盡職調(diào)查在內(nèi)涵上屬于法律盡職調(diào)查的一種,其基本的特點(diǎn)、原則和方法與一般的法律盡職調(diào)查相似,具備真實(shí)性、全面性、重點(diǎn)性、保密性、合法性、獨(dú)立性的特點(diǎn)。
相對(duì)而言,合規(guī)盡職調(diào)查的重點(diǎn)性更加突出。典型的法律盡職調(diào)查中更加注重全面性,一般而言會(huì)對(duì)目標(biāo)企業(yè)進(jìn)行地毯式的全面搜集信息,從目標(biāo)企業(yè)的基本信息、資產(chǎn)、財(cái)稅到勞動(dòng)關(guān)系、涉訴等方面進(jìn)行全面的摸底,進(jìn)而在目標(biāo)企業(yè)的全面性信息中發(fā)現(xiàn)并提示相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)。因此,典型的法律盡職調(diào)查工作范圍相對(duì)寬泛并且調(diào)查的深度相對(duì)較淺。而合規(guī)盡職調(diào)查中更加強(qiáng)調(diào)重點(diǎn)性,一般會(huì)在合規(guī)盡職調(diào)查工作開(kāi)始就有特定的調(diào)查目標(biāo)或者調(diào)查范圍,有針對(duì)性地對(duì)某些合規(guī)問(wèn)題或企業(yè)現(xiàn)狀進(jìn)行專項(xiàng)、深入調(diào)查,這就要求律師在調(diào)查中要將相關(guān)合規(guī)問(wèn)題進(jìn)行實(shí)質(zhì)性地查明、并給出確定的調(diào)查結(jié)論。
其次,合規(guī)盡職調(diào)查對(duì)體系化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范性的要求相對(duì)更高。隨著國(guó)際企業(yè)合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)的建立及快速發(fā)展,以及企業(yè)合規(guī)在我國(guó)逐漸受到重視,各行業(yè)監(jiān)管部門陸續(xù)出臺(tái)了企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管理的指引,如銀保監(jiān)會(huì)、證監(jiān)會(huì)陸續(xù)出臺(tái)對(duì)金融行業(yè)的合規(guī)管理要求、國(guó)資委頒布的《中央企業(yè)合規(guī)管理指引(試行)》、各部委聯(lián)合頒布的《企業(yè)境外經(jīng)營(yíng)合規(guī)管理指引》等對(duì)于企業(yè)合規(guī)體系提出了較為明確、規(guī)范的要求。相信隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,該等指引性文件對(duì)于合規(guī)管理的要求會(huì)進(jìn)一步系統(tǒng)化、更具操作性。這就要求合規(guī)盡職調(diào)查不應(yīng)當(dāng)孤立地看待某類合規(guī)問(wèn)題,應(yīng)當(dāng)深刻理解、把握相關(guān)規(guī)范要求,具備合規(guī)管理體系化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范性思維。
四、合規(guī)盡職調(diào)查的流程
本部分對(duì)于合規(guī)盡職調(diào)查流程的介紹基于全面規(guī)范的合規(guī)調(diào)查業(yè)務(wù)展開(kāi)的,旨在建立系統(tǒng)性、規(guī)范性的操作方法和工作指引。實(shí)踐中,可以根據(jù)所承接的各類業(yè)務(wù)的特點(diǎn)靈活進(jìn)行簡(jiǎn)化、調(diào)整和進(jìn)一步細(xì)化,但筆者建議應(yīng)當(dāng)基于各類業(yè)務(wù)特點(diǎn)在具體工作開(kāi)展前建立統(tǒng)一的工作流程,即先調(diào)整后施行,而非由具體操作人員在個(gè)案中對(duì)工作流程和階段性工作成果隨意進(jìn)行刪減、調(diào)整。
落實(shí)保密工作
一般而言,合規(guī)盡職調(diào)查對(duì)于保密性的要求更高,合規(guī)盡職調(diào)查啟動(dòng)前一般會(huì)與客戶簽訂保密協(xié)議。律師事務(wù)所應(yīng)當(dāng)建立嚴(yán)格的保密制度、明確分工、落實(shí)保密責(zé)任,并且需要根據(jù)各項(xiàng)目的特點(diǎn)明確具體的保密要求,對(duì)于調(diào)查所獲取的資料應(yīng)當(dāng)建立文件臺(tái)賬、簽署交接記錄、建立工作底檔,并由專人保管。
該階段的工作文件:保密協(xié)議、律所團(tuán)隊(duì)保密工作安排。
制定調(diào)查方案
調(diào)查工作啟動(dòng)前,需要對(duì)調(diào)查目標(biāo)進(jìn)行初步分析,明確調(diào)查工作的范圍,并制定行之有效的調(diào)查方案。實(shí)踐中,有的項(xiàng)目在調(diào)查啟動(dòng)前,調(diào)查目標(biāo)可能比較籠統(tǒng)和模糊,需要隨著調(diào)查的進(jìn)一步深入開(kāi)展逐步調(diào)整、明確調(diào)查目標(biāo)及工作范圍,對(duì)于此類項(xiàng)目,應(yīng)當(dāng)盡量明確可能的調(diào)查方向。調(diào)查工作正式啟動(dòng)之前,調(diào)查方案應(yīng)當(dāng)與客戶進(jìn)行充分溝通,并與客戶取得共識(shí)后再展開(kāi)工作。
調(diào)查方案一般包括:調(diào)查目標(biāo)分析、調(diào)查范圍、調(diào)查方法、團(tuán)隊(duì)工作分工、調(diào)查工作進(jìn)度安排等。
該階段的工作文件:調(diào)查方案。
進(jìn)行初步調(diào)查
此階段應(yīng)對(duì)于目前初步掌握的資料進(jìn)行研閱,同時(shí)對(duì)公開(kāi)信息及法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行檢索,以盡快確定、調(diào)整調(diào)查方向。
該階段的工作文件:項(xiàng)目文件清單、法律法規(guī)檢索報(bào)告、調(diào)查方案(更新及調(diào)整)。
出具問(wèn)題清單
對(duì)于前一工作階段中信息不明確、文件缺失等問(wèn)題向客戶出具問(wèn)題清單,協(xié)助客戶進(jìn)行若干輪的信息及文件補(bǔ)充工作,以窮盡客戶所掌握的全部信息及材料。對(duì)于客戶提供的書面文件的原始憑證應(yīng)進(jìn)行必要的核查,并進(jìn)行記錄。
該階段的工作文件:?jiǎn)栴}清單、文件核查記錄。
進(jìn)行人員訪談及外部調(diào)查
基于對(duì)客戶提供的書面文件的審閱,對(duì)于仍缺失的信息或者尚待驗(yàn)證的信息,可以視情況組織相關(guān)人員訪談。訪談之前應(yīng)當(dāng)制作主要問(wèn)題清單,在訪談時(shí)制作訪談筆錄,并由訪談人員簽署。
如果對(duì)于必要的事實(shí),通過(guò)客戶提供的書面文件、信息以及人員訪談均無(wú)法獲取的,可以通過(guò)外部調(diào)查的手段進(jìn)一步搜集。
至此,事實(shí)調(diào)查階段的工作完畢。
該階段的工作文件:訪談問(wèn)題清單、訪談筆錄、外部調(diào)查報(bào)告、事實(shí)整理報(bào)告。
進(jìn)行法律檢索、政策及專業(yè)咨詢
根據(jù)掌握的事實(shí)情況,對(duì)相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行全面檢索,并形成檢索報(bào)告。如有必要,對(duì)于相關(guān)行業(yè)監(jiān)管態(tài)度及政策信息不清楚的,可以向相關(guān)政府部門進(jìn)行咨詢,并制作咨詢記錄,記錄應(yīng)當(dāng)載明咨詢的時(shí)間、咨詢方式、咨詢?nèi)藛T及溝通過(guò)程。
對(duì)于特別疑難重大的項(xiàng)目或者存在一定專業(yè)技術(shù)壁壘的項(xiàng)目,如有必要可以進(jìn)一步委托、咨詢專業(yè)的中介機(jī)構(gòu)(如會(huì)計(jì)師、審計(jì)師、稅務(wù)師、背景調(diào)查機(jī)構(gòu)、鑒定機(jī)構(gòu)、專家等)出具專門的咨詢意見(jiàn)。
該階段的工作文件:法律檢索報(bào)告、咨詢記錄、專業(yè)意見(jiàn)書。
出具風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別清單
基于前期工作,初步形成調(diào)查目標(biāo)涉及的主要法律問(wèn)題及風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別結(jié)果,并出具風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別清單,該清單應(yīng)包括風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別內(nèi)容及初步結(jié)論。在與客戶進(jìn)行充分的溝通及討論后,根據(jù)客戶的反饋,對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別清單進(jìn)行不斷修正和完善。
該階段的工作文件:風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別清單。
出具盡職調(diào)查報(bào)告
待風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別清單確定后,撰寫全面的調(diào)查報(bào)告,報(bào)告應(yīng)當(dāng)包括:調(diào)查的事實(shí)情況及依據(jù)、法律法規(guī)及政策現(xiàn)狀、存在的合規(guī)問(wèn)題分析及評(píng)估。該階段的工作需要就盡職調(diào)查報(bào)告的內(nèi)容與客戶進(jìn)行頻繁的溝通,通過(guò)不斷修正內(nèi)容形成盡職調(diào)查報(bào)告。
該階段的工作文件:盡職調(diào)查報(bào)告。
五、合規(guī)盡職調(diào)查的方法
合規(guī)盡職調(diào)查工作中,通常采用的調(diào)查方法有:
網(wǎng)絡(luò)檢索
經(jīng)過(guò)近些年我國(guó)互聯(lián)網(wǎng)及信息化的快速發(fā)展,通過(guò)公開(kāi)網(wǎng)絡(luò)能夠查詢到的信息越來(lái)越多,網(wǎng)絡(luò)檢索是重要的獲取信息渠道,調(diào)查中應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)關(guān)注并善于利用相關(guān)查詢工具。目前通過(guò)公開(kāi)信息可以查詢到企業(yè)工商信息、信用、稅務(wù)、資產(chǎn)(不動(dòng)產(chǎn)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等)、企業(yè)資質(zhì)、資本市場(chǎng)信息、涉訴信息、行政處罰信息、行業(yè)信息、輿情信息等,全面的網(wǎng)絡(luò)檢索有助于在調(diào)查中全面掌握調(diào)查目標(biāo)的情況,并與其他渠道獲得信息進(jìn)行互相印證。
文件審查
文件審查為盡職調(diào)查的基本工作方法,也是盡職調(diào)查的主要內(nèi)容。文件審查工作應(yīng)當(dāng)建立標(biāo)準(zhǔn)化的工作流程,對(duì)于客戶提供的全部文件應(yīng)當(dāng)制作文件清單,對(duì)于重要的文件應(yīng)當(dāng)進(jìn)行原始憑證的核對(duì)。
人員訪談
人員訪談是調(diào)查事實(shí)的重要手段,是對(duì)客戶提供的書面文件及信息的驗(yàn)證,能夠?qū)ο嚓P(guān)缺失信息進(jìn)行有效補(bǔ)充,有助于我們?nèi)嬲莆毡尘靶畔ⅰH藛T訪談的對(duì)象不限于企業(yè)雇員,也可以是外部人士(如合作伙伴、供應(yīng)商等)。人員訪談同樣應(yīng)當(dāng)建立標(biāo)準(zhǔn)化的工作流程,對(duì)于不同的訪談對(duì)象及訪談內(nèi)容采用不同的訪談方法,同時(shí)應(yīng)制作訪談問(wèn)題清單及訪談筆錄等。
外部調(diào)差
外部調(diào)查屬于核查事實(shí)的一種方法,對(duì)于通過(guò)客戶提供的書面文件、信息以及人員訪談均無(wú)法獲取的必要的事實(shí),可以通過(guò)外部調(diào)查的手段進(jìn)一步搜集。比如向政府部門申請(qǐng)調(diào)取文件、對(duì)于項(xiàng)目進(jìn)行實(shí)地考察走訪、對(duì)于外部相關(guān)主體進(jìn)行事實(shí)核查等。
六、小結(jié)
通過(guò)以上初步討論,合規(guī)盡職調(diào)查對(duì)于調(diào)查的內(nèi)容、方法及流程均有特別且更高的要求。如果合規(guī)盡職調(diào)查的工作得當(dāng)、結(jié)論能夠切中要害,勢(shì)必對(duì)于后續(xù)的合規(guī)工作形成事半功倍的效果;相反,如果合規(guī)盡職調(diào)查出現(xiàn)工作紕漏,不僅導(dǎo)致后續(xù)的合規(guī)工作出現(xiàn)較大偏差,甚至?xí)o客戶經(jīng)營(yíng)及律師帶來(lái)風(fēng)險(xiǎn)。隨著企業(yè)合規(guī)業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展與成熟,應(yīng)當(dāng)將企業(yè)合規(guī)的理念貫穿在合規(guī)盡職調(diào)查工作中,而不是不加區(qū)分地利用一般盡職調(diào)查的流程、方法進(jìn)行合規(guī)盡職調(diào)查,或者不進(jìn)行系統(tǒng)性的合規(guī)盡職調(diào)查工作即得出結(jié)論,應(yīng)當(dāng)就合規(guī)盡職調(diào)查工作形成獨(dú)立的、可操作性的操作指引及工作方法,以確保合規(guī)盡職調(diào)查的工作為合規(guī)業(yè)務(wù)提供重要基礎(chǔ)和有效支撐。
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